PREMESSA

FIAMM Energy Technology S.p.A. e le società facenti parte del gruppo (di seguito “Gruppo FET”), sono impegnate nel contrasto di qualsiasi violazione di legge e condotta illecita del proprio personale e dei soggetti esterni con i quali a vario titolo entrano in contatto (es. collaboratori esterni, fornitori).

In ottemperanza a quanto previsto dal D.Lgs. 24 del 2023 ed alla Procedura sulla Gestione delle Segnalazioni, il Gruppo FET rende disponibile il presente canale interno (accessibile al seguente collegamento: https://fetgroup.segnalazioni.net/) per le segnalazioni relative alle società italiane, di fatti che integrino violazioni, anche tentate, di norme di legge o procedure aziendali, mediante le modalità e le previsioni di seguito descritte.

COSA SEGNALARE

L’oggetto ed il contenuto delle segnalazioni devono essere conformi a quanto specificato all’art. 2 comma 1 del D. Lgs. 24/2023. In particolare, le segnalazioni hanno ad oggetto fatti che, potenzialmente, integrino violazioni, anche tentate, di norme di legge, nonché procedure aziendali o del Gruppo FET di cui direttamente o indirettamente il Segnalante sia venuto conoscenza.

Le Segnalazioni devono contenere pertanto elementi utili all’accertamento quali: i) elementi identificativi del segnalante, quali le sue generalità (a meno che la Segnalazione non sia volutamente anonima); ii) descrizione dei fatti oggetto di Segnalazione, con indicazione delle circostanze conosciute (di modo, di tempo e di luogo) relative ai fatti segnalati; iii) se conosciute, le generalità o altri elementi utili ad identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere le condotte oggetto della segnalazione; iv) indicazione di eventuali altre persone che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione; iv) indicazione di eventuali documenti a sostegno della Segnalazione, che andrebbero allegati ove possibile.

Possono essere effettuate segnalazioni anche in forma anonima ma verranno valutate soltanto qualora siano debitamente circonstanziate ovvero contengano riferimenti attraverso i quali ottenere le necessarie integrazioni informative e documentali.

CARATTERISTICHE DELLA PIATTAFORMA INFORMATICA

Il sistema consente l’invio di Segnalazioni senza l’obbligo di registrarsi né di dichiarare le proprie generalità, adottando delle misure tecniche che permettono la massima riservatezza delle informazioni trasmesse. Qualora il Segnalante scelga di indicare le proprie generalità, ne è garantita la riservatezza.

Al termine dell’inserimento della Segnalazione, il sistema rilascia un codice identificativo che può essere utilizzato dal Segnalante per accedere nuovamente alla piattaforma e ricevere informazioni sullo stato di lavorazione della Segnalazione stessa ed eventuali messaggi inviati dalle funzioni incaricate degli opportuni approfondimenti.

CHI RICEVE E GESTISCE LA SEGNALAZIONE

Ogni Segnalazione viene ricevuta dalla funzione Internal Auditing Compliance and Risk Management del Gruppo FET.

Le segnalazioni rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 saranno analizzate e gestite dall’Organismo di Vigilanza della società a cui si riferisce la segnalazione o, in alternativa, dal Comitato Whistleblowing per le opportune valutazioni e azioni da intraprendere.

Il Comitato Whistleblowing è composto dei responsabili del Gruppo FET delle funzioni ii) Corporate&Legal Affairs, ii) Risorse Umane e iii) Internal Auditing, Compliance and Risk Management.

Nella gestione delle Segnalazioni l’Organismo di Vigilanza e il Comitato Whistleblowing potranno eventualmente essere supportati, nella fase di accertamento della condotta, dalle strutture competenti interne o da consulenti esterni.

ESITI DELLE INDAGINI INTERNE

La funzione Internal Audit Compliance e Risk Management, entro 7 giorni dal ricevimento della Segnalazione all’interno della piattaforma prende in carico la stessa e ne dà informativa al segnalante. Entro 90 giorni dal ricevimento della segnalazione, sempre tramite la piattaforma, viene trasmesso un riscontro al segnalante sugli esiti verifiche condotte.

In caso di condotta reputata sanzionabile, la società a cui si riferisce la segnalazione, nel pieno rispetto delle norme di legge e dei regolamenti applicabili, anche aziendali, attiva tempestivamente un procedimento disciplinare o un’azione legale.

TUTELA PER IL SEGNALANTE E OBBLIGO DI RISERVATEZZA

Il Gruppo FET e ciascuna società del Gruppo, per la gestione delle segnalazioni, s’impegna ad adottare misure organizzative e tecnologiche che garantiscano, indipendentemente dal canale utilizzato, la tutela e la riservatezza del segnalante e del segnalato, in accordo con le normative applicabili in materia.

Le Società del Gruppo FET garantiscono pertanto la tutela dei segnalanti contro qualsiasi forma, diretta o indiretta, di ritorsione, discriminazione o penalizzazione per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.

Tutti i soggetti coinvolti nel processo di gestione delle segnalazioni hanno l’obbligo di garantire la confidenzialità, la riservatezza e la sicurezza delle informazioni ricevute, comprese l’identità del segnalante e del soggetto denunciato che dovranno essere tutelate in ogni contesto, a partire dal momento in cui viene ricevuta la segnalazione.

L’identità del segnalante può essere rivelata solo con il suo consenso, o quando la conoscenza sia indispensabile per la difesa del segnalato, o nel caso in cui le informazioni siano richieste dall’Autorità Giudiziaria nel corso delle indagini o degli eventuali procedimenti avviati in seguito alla segnalazione.

Viene assicurata in tutti i casi la riservatezza e l’anonimato del Segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il trattamento delle segnalazioni e la conduzione delle indagini avvengono nel pieno rispetto delle disposizioni di cui al D. Lgs. 196/2003 e successive modificazioni (di seguito “Codice Privacy”) e del Regolamento UE 679/2016 (di seguito il “GDPR”).  Il testo dell’informativa per il trattamento dei dati personali connessi alle Segnalazioni è disponibile all’interno delle pagine intranet o internet dalle quali è accessibile la piattaforma informativa.

SANZIONI

Il Gruppo FET, laddove ne siano accertati i presupposti in base alle normative applicabili, prevede e adotta sanzioni disciplinari:

• nei confronti di coloro che si rendano responsabili di qualsivoglia atto di ritorsione o discriminatorio o comunque di pregiudizio illegittimo, diretto o indiretto, nei confronti del segnalante (o di chiunque abbia collaborato all’accertamento dei fatti oggetto di una segnalazione) per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione;
• nei confronti di chiunque violi gli obblighi di riservatezza richiamati dal presente documento;
• nei confronti dei destinatari, come previsto dalla legge, che abbiano effettuato una Segnalazione infondata con dolo;
• nei confronti delle funzioni e organi incaricati della gestione delle segnalazioni, ove si accerti che non abbiano svolto le attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute in conformità alle disposizioni del decreto.